1.1 項(xiàng)目建設(shè)目標(biāo)
北京農(nóng)藥有限公司從2007年開始使用用友ERP-U8系統(tǒng)，目前公司的采購、庫存、銷售、質(zhì)量檢驗(yàn)等業(yè)務(wù)在用友系統(tǒng)中進(jìn)行管理，為了更好的管理應(yīng)收賬款，加速資金回籠、降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，公司針對往來款制訂了罰息制度，為了使公司的相應(yīng)制度能夠得到及時(shí)貫徹，及時(shí)讓相關(guān)人員了解客戶欠款、罰息情況，促使業(yè)務(wù)員及時(shí)催收應(yīng)收款，需要在用友ERP-U8系統(tǒng)基礎(chǔ)上二次開發(fā)一套應(yīng)收款統(tǒng)計(jì)、罰息計(jì)算、短信通知系統(tǒng)。
系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)：
n         建立銷售計(jì)劃管理系統(tǒng)。
n         一套完整的應(yīng)收款統(tǒng)計(jì)、罰息計(jì)算、短信通知系統(tǒng)。
n         建立罰息制度規(guī)則。
n         方便靈活的短信發(fā)送、查詢系統(tǒng)。
n         安全、嚴(yán)密的數(shù)據(jù)管理。
1.2 系統(tǒng)建設(shè)原則
安全原則
系統(tǒng)必須確保信息數(shù)據(jù)的安全、可靠，保證系統(tǒng)的數(shù)據(jù)不被非法用戶所獲取。
精簡原則
通過該系統(tǒng)能簡化目前銷售業(yè)務(wù)管理工作，提高工作效率和質(zhì)量。
互相聯(lián)系原則
系統(tǒng)涉及的信息記錄之間具有互聯(lián)的關(guān)系。
1.3 系統(tǒng)業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)
罰息管理系統(tǒng)是一個(gè)靈活的業(yè)務(wù)員管理、罰息計(jì)算以及短信通知系統(tǒng)，可以自由進(jìn)行罰息規(guī)則定義、應(yīng)收款統(tǒng)計(jì)、罰息計(jì)算；具有按條件進(jìn)行選擇郵件發(fā)送和短信發(fā)送功能；靈活的提醒功能；同時(shí)具備安全權(quán)限管理和數(shù)據(jù)備份功能。
罰息管理系統(tǒng)主要功能包括：
1.     基礎(chǔ)設(shè)置：罰息規(guī)則、部門檔案（大區(qū)）、人員檔案、客戶檔案……
2.     銷售計(jì)劃管理
3.     應(yīng)收款統(tǒng)計(jì)：按照部門、業(yè)務(wù)員、時(shí)間區(qū)間統(tǒng)計(jì)應(yīng)收款情況。
4.     罰息計(jì)算：根據(jù)罰息規(guī)則及公司制度規(guī)定，每天計(jì)算出個(gè)業(yè)務(wù)員的罰息。
5.     短信發(fā)送：通過事先定義的業(yè)務(wù)員、短信格式、發(fā)送規(guī)則，自動(dòng)給業(yè)務(wù)員發(fā)送罰息數(shù)據(jù)。
6.     系統(tǒng)設(shè)置：操作員、操作日志、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份及恢復(fù)。
1.4 基礎(chǔ)設(shè)置
1.         罰息規(guī)則
定義公司罰息規(guī)則，目前罰息的計(jì)算有以下計(jì)算方式：
1．發(fā)貨15天付款的罰息比例，超期每天按0.5%
2．付部分款或有授信額度
發(fā)貨68天付款的罰息比例，每天按0.0333%
發(fā)貨158天付款的罰息比例，每天按0.0666%
發(fā)貨160天付款（工業(yè)品），每天按0.0333%
發(fā)貨38天付款（高爾夫），每天按0.0333%
同時(shí)對于大區(qū)經(jīng)理的罰息比例，每天按0.0166%
 
在用友U8系統(tǒng)中設(shè)置結(jié)算方式，如下：

針對每一種結(jié)算方式，本系統(tǒng)定義罰息比例，支持按照時(shí)間區(qū)間設(shè)置比例：
                                                                                   罰息比例設(shè)置-
結(jié)算方式：發(fā)貨15天付款

注：設(shè)置的天數(shù)為超期天數(shù)
2.  部門檔案
使用用友U8系統(tǒng)部門檔案中大區(qū)信息，由業(yè)務(wù)員匹配其所屬大區(qū)。
3.  業(yè)務(wù)員檔案
使用用友U8系統(tǒng)人員檔案。
4.   客戶檔案
使用用友U8系統(tǒng)客戶檔案，在客戶檔案中由業(yè)務(wù)員和大區(qū)經(jīng)理確定重點(diǎn)客戶屬性，在填報(bào)計(jì)劃時(shí)顯示出來。
5.   存貨檔案
使用用友U8系統(tǒng)存貨檔案，存貨檔案中使用一個(gè)存貨自定義項(xiàng)（顯示順序），以便于計(jì)劃編制時(shí)，能夠按照一定的順序顯示產(chǎn)品信息。
1.5 銷售計(jì)劃
銷售計(jì)劃分為計(jì)劃編制、計(jì)劃調(diào)整、計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、計(jì)劃執(zhí)行情況分析功能。
1.    旬定義
目前銷售計(jì)劃按照旬上報(bào)，需要對每個(gè)月中的旬進(jìn)行定義。

2.    計(jì)劃編制
計(jì)劃分為年度計(jì)劃、月度計(jì)劃和旬計(jì)劃三種，年度計(jì)劃年初制定，按月進(jìn)行分解，在填報(bào)年度計(jì)劃時(shí)按客戶進(jìn)行填寫，客戶也可為空，業(yè)務(wù)員填報(bào)的月度計(jì)劃用來匯總確認(rèn)，作為指導(dǎo)生產(chǎn)和采購的依據(jù)；業(yè)務(wù)員每旬還要單獨(dú)填寫旬計(jì)劃，旬計(jì)劃用來作為業(yè)務(wù)員考核的依據(jù)，分析旬計(jì)劃的執(zhí)行率。
                                                                                     年度計(jì)劃表-按月分解
XXXX年   XX部門    XX業(yè)務(wù)員  XX客戶

審核人：      制單人：
月度由業(yè)務(wù)員在每月20~25號填寫下兩個(gè)月計(jì)劃，滾動(dòng)編制，第二個(gè)月的計(jì)劃只是作為統(tǒng)計(jì)參考，不做實(shí)際執(zhí)行考核，計(jì)劃內(nèi)容包括：需求日期、客戶、產(chǎn)品、規(guī)格、數(shù)量，在業(yè)務(wù)員填報(bào)計(jì)劃時(shí)，客戶根據(jù)按照其專管業(yè)務(wù)員進(jìn)行篩選，每個(gè)業(yè)務(wù)員只能看到屬于自己的客戶。如下表：
                                                                                    業(yè)務(wù)員月度計(jì)劃表
XXXX年XX月
   XX部門    XX業(yè)務(wù)員    XXX客戶   重要客戶（是/否）

審核人：      制單人：
由大區(qū)經(jīng)理進(jìn)行審核，審核時(shí)可以出月度計(jì)劃與相應(yīng)的年度計(jì)劃進(jìn)行比照，在大區(qū)經(jīng)理對業(yè)務(wù)員計(jì)劃進(jìn)行審批，并填寫最終確認(rèn)量，審核時(shí)提供按鈕功能，可以查詢月度與年度計(jì)劃中本月計(jì)劃數(shù)的對照功能，如下：
                                                                                    業(yè)務(wù)員月度-年度計(jì)劃對照審核表
XXXX年XX月
   XX部門    XX業(yè)務(wù)員

總部計(jì)劃管理員對大區(qū)經(jīng)理審核后計(jì)劃進(jìn)行匯總，并可以對匯總計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整，形成銷售調(diào)整匯總計(jì)劃，作為指導(dǎo)生產(chǎn)和采購的依據(jù)，現(xiàn)存量取當(dāng)前所有倉庫中的現(xiàn)存數(shù)量。
                                                                                        匯總計(jì)劃表-確認(rèn)
XXXX年XX月

審核人：      制單人：
3.       旬計(jì)劃
業(yè)務(wù)員在每旬填寫下旬計(jì)劃，計(jì)劃內(nèi)容包括：客戶、產(chǎn)品、規(guī)格、數(shù)量，由大區(qū)助理確認(rèn)、匯總上報(bào)， 如下表：
                                                                                          業(yè)務(wù)員旬計(jì)劃表
XXXX年XX月XX旬
   XX部門    XX業(yè)務(wù)員   XXX客戶

確認(rèn)人：      制單人：
4.     計(jì)劃統(tǒng)計(jì)
按照一定的條件統(tǒng)計(jì)審核/未審核/調(diào)整等不同狀態(tài)的計(jì)劃數(shù)，以便于對計(jì)劃進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。
5.     計(jì)劃執(zhí)行率分析
業(yè)務(wù)員旬計(jì)劃計(jì)劃執(zhí)行率情況分析：根據(jù)業(yè)務(wù)員填報(bào)的旬計(jì)劃與用友系統(tǒng)的銷售訂單銜接，統(tǒng)計(jì)計(jì)劃的實(shí)際執(zhí)行情況，產(chǎn)品的目錄是固定的，但是可以由管理員自行變動(dòng)，更改，便于對業(yè)務(wù)員進(jìn)行考核。
格式如下：
定義得分規(guī)則，規(guī)則和得分可以調(diào)整

（旬）計(jì)劃執(zhí)行率情況分析表-業(yè)務(wù)員-產(chǎn)品
XXXX年XX月XX旬

（月）計(jì)劃執(zhí)行率情況分析表-業(yè)務(wù)員
XXXX年XX月

1.6 罰息計(jì)算
罰息按設(shè)置的罰息規(guī)則統(tǒng)計(jì)應(yīng)收款，根據(jù)不同的比例計(jì)算，并且按天計(jì)算，每天可以導(dǎo)出罰息明細(xì)報(bào)表，并且短信通知相關(guān)業(yè)務(wù)員。
1.     統(tǒng)計(jì)應(yīng)收款
按照不同付款條件統(tǒng)計(jì)每一筆應(yīng)收款業(yè)務(wù)的應(yīng)收業(yè)務(wù)余額，并且按照客戶和業(yè)務(wù)員進(jìn)行統(tǒng)計(jì)（該業(yè)務(wù)員根據(jù)客戶檔案的專管業(yè)務(wù)員，不是單據(jù)上的業(yè)務(wù)員，這樣保證及時(shí)業(yè)務(wù)員離職，其客戶的應(yīng)收款會(huì)由其他業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)），系統(tǒng)每天自動(dòng)從用友系統(tǒng)提取數(shù)據(jù)。
2.     計(jì)算罰息明細(xì)
根據(jù)統(tǒng)計(jì)的應(yīng)收款余額數(shù)據(jù)，按照罰息比例進(jìn)行計(jì)算，出具業(yè)務(wù)員罰息匯總表和明細(xì)表。
3.     短信通知
短信發(fā)送：定時(shí)自動(dòng)將罰息匯總或明細(xì)數(shù)據(jù)（設(shè)置選項(xiàng)，由用戶選擇）發(fā)送給相應(yīng)的業(yè)務(wù)員，記錄短信發(fā)送詳情，（如應(yīng)收款總額是   ，超期款    ，罰息     ），可以進(jìn)行記錄轉(zhuǎn)發(fā)、重發(fā)、回復(fù)功能；支持手工發(fā)送。
1.7 短信功能
1.    發(fā)貨通知
銷售出庫單審核后自動(dòng)發(fā)短信通知業(yè)務(wù)員及客戶聯(lián)系人，短信內(nèi)容（如   產(chǎn)品   數(shù)量與   月 日發(fā)出，請注意查收，公司訂貨熱線    ，投訴熱線     等）
2.     應(yīng)收及罰息通知
見1.6短信通知
1.8系統(tǒng)設(shè)置
1.     操作員
設(shè)置登陸系統(tǒng)的操作員賬號、密碼。進(jìn)行操作員增加、刪除、修改等功能。
2.      操作日志
記錄操作員登陸情況，支持日志查詢功能。
3.       權(quán)限管理
按照操作員設(shè)置其功能權(quán)限以及數(shù)據(jù)權(quán)限，可以設(shè)置權(quán)限不同的人查看不同的信息。
4.        數(shù)據(jù)備份
可以將該系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，以便出現(xiàn)問題時(shí)，能夠恢復(fù)以前的數(shù)據(jù)。